Conditions d’utilisation et politique de confidentialité

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Maxi-Forêt, une société canadienne en vertu de la Loi canadienne sur les sociétés par actions (L.R.C., 1985, c. C-44) (« Maxi-Forêt », « notre », « nous ») prend votre vie privée et la protection de vos Renseignements personnels au sérieux. La présente Politique de confidentialité (la « Politique ») vise à assurer la protection des renseignements personnels et à encadrer la manière dont Maxi-Forêt les collecte, les utilise, les communique, les héberge, les conserve, les sécurise et les détruit ou dont, autrement, elle les gère afin que vous en soyez informés.

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Application et définitions

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Cette politique s’applique à Maxi-Forêt, ce qui inclut notamment sa direction, employés, consultants, administrateurs, ainsi qu’à toute personne qui, autrement, fournit des services pour le compte de Maxi-Forêt. Elle s’applique également à l’égard du site internet de Maxi-Forêt.

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Elle vise tous les types de renseignements personnels gérés par Maxi-Forêt, que ce soit les renseignements de ses clients, potentiels ou actuels, ses consultants, ses employés, ses membres ou toutes autres personnes (comme les visiteurs de ses sites internet ou autre).

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Pour l’application des présentes, « Renseignements personnels » désigne toute information concernant une personne identifiable, incluant les renseignements qui peuvent être utilisés seuls ou avec d’autres informations pour identifier, contacter ou localiser une seule personne. En général, les Renseignements personnels ne comprennent pas les coordonnées d’affaires, telles que votre nom, votre titre ou vos coordonnées professionnelles.

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Un renseignement personnel sensible est un renseignement envers lequel il y a un haut degré d’attente raisonnable en matière de vie privée, p. ex. les renseignements de santé, renseignements bancaires, renseignements biométriques, orientation sexuelle, origine ethnique, opinions politiques, croyances religieuses ou philosophiques, etc.

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Collecte, utilisation et communication

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Dans le cadre de ses activités, Maxi-Forêt peut collecter différents types de renseignements, et ce, à différentes fins.

Les Renseignements personnels que nous recueillons peuvent inclure, mais ne sont pas limités à :

• Vos coordonnées telles que votre nom, adresse postale ou numéro de téléphone, afin de vous identifier et de correspondre avec vous ;

• Vos informations en lien avec vos demandes d’informations, d’estimation ou questions relatives à un produit ou service ; 

• Des informations sur votre utilisation du site internet telles que la date d’utilisation, votre utilisation du site internet ou la durée d’utilisation de celle-ci ;

• Des informations de marketing et vos préférences de communication, de même que vos commentaires ; et

• Tout autre renseignement personnel que vous nous avez fourni.

Maxi-Forêt applique les principes généraux suivants relativement à la collecte, l’utilisation et la communication de renseignements personnels :

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Consentement 

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• De façon générale, Maxi-Forêt collecte les renseignements personnels directement auprès de la personne concernée et avec son consentement, sauf si une exception est prévue par la loi. Le consentement peut être obtenu de façon implicite dans certaines situations, par exemple, lorsque la personne décide de fournir ses renseignements personnels à travers le formulaire de contact ou par téléphone. Nous pouvons également recueillir des renseignements relatifs à votre utilisation sur le site internet, incluant des renseignements techniques sur vos visites, la durée moyenne de la visite, l’action effectuée sur le site internet, le type d’appareil utilisé ou toute autre information recueillie par le biais de cookies. Pour plus d’informations à cet égard, nous vous invitons à lire la section « Informations supplémentaires sur les technologies utilisées ».

 

• Normalement, Maxi-Forêt doit également obtenir le consentement de la personne concernée avant de collecter ses renseignements personnels auprès de tiers, avant de les communiquer à des tiers ou pour toute utilisation secondaire de ceux-ci. Toutefois, Maxi-Forêt peut agir sans consentement dans certains cas prévus par la loi et dans les conditions prévues par celle-ci par exemple :  pour nous conformer à nos obligations légales, lorsque cela est nécessaire pour établir, exercer ou défendre une action en justice ou une procédure judiciaire.

 

Nous recueillons vos Renseignements personnels pour des fins spécifiques et limités :

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• Répondre à vos demandes ou questions spécifiques

• Traitement de vos commandes, si applicable

• Fourniture d'informations pertinentes sur nos produits ou services

• Amélioration de nos produits et services

• Vous envoyer des informations promotionnelles ou des offres spéciales, avec votre consentement préalable, si applicable.

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Collecte

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• Dans tous les cas, Maxi-Forêt ne collecte des renseignements que s’il a une raison valable de le faire. De plus, la collecte ne sera limitée qu’au renseignement nécessaire dont il a besoin pour remplir l’objectif visé.

• Veuillez noter que les services, projets et activités de Maxi-Forêt ne visent pas les personnes mineures, et de façon plus générale, Maxi-Forêt n’obtient pas intentionnellement de renseignements personnels concernant des mineurs (dans ces cas, les renseignements ne peuvent être recueillis auprès de lui sans le consentement d’un parent ou tuteur).

Advenant le cas, où Maxi-Forêt aurait à recueillir des renseignements personnels, indirectement, en ayant notamment recours à des tiers et qui pourrait s’avérer nécessaire pour recourir à certains services, projets ou activités, ou pour autrement faire affaire avec Maxi-Forêt. Lorsque requis, Maxi-Forêt recueillera le consentement de la personne au moment opportun.

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Détention et utilisation

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• Maxi-Forêt ne peut utiliser les renseignements personnels d’une personne que pour les raisons indiquées aux présentes ou pour toutes autres raisons fournies lors de la collecte. Dès que Maxi-Forêt veut utiliser ces renseignements pour une autre raison ou une autre fin, un nouveau consentement devra être obtenu de la personne concernée, lequel devra être obtenu de façon expresse s’il s’agit d’un renseignement personnel sensible. Cependant, dans certains cas prévus par la loi, Maxi-Forêt peut utiliser les renseignements à des fins secondaires sans le consentement de la personne, p. ex. : lorsque cette utilisation est manifestement au bénéfice de cette personne.

• Accès limité. Maxi-Forêt doit mettre en place des mesures pour limiter l’accès à un renseignement personnel seulement aux employés et aux personnes au sein de son organisation qui ont la qualité pour en prendre connaissance et pour qui ce renseignement est nécessaire dans l’exercice de leurs fonctions. Maxi-Forêt demandera le consentement de la personne avant d’accorder l’accès à toute autre personne.

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Communication 

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• Généralement, et à moins d’une exception indiquée dans la présente politique ou autrement prévue par la loi, Maxi-Forêt obtiendra le consentement de la personne concernée avant de communiquer ses renseignements personnels à un tiers. De plus, lorsque le consentement est nécessaire et lorsqu’il s’agit d’un renseignement personnel sensible, Maxi-Forêt devra obtenir le consentement explicite de la personne avant de communiquer le renseignement.

• Cependant, la communication des renseignements personnels à des tiers est parfois nécessaire. Ainsi, des renseignements personnels peuvent être communiqués à des tiers sans le consentement de la personne concernée dans certains cas, notamment, mais non exclusivement, dans les cas suivants :

  • Maxi-Forêt peut communiquer un renseignement personnel, sans le consentement de la personne concernée, à un organisme public (comme le gouvernement) qui, par un de ses représentants, le recueille dans l’exercice de ses attributions ou la mise en œuvre d’un programme dont il a la gestion.

  • Des renseignements personnels pourront être transmis à ses fournisseurs de service à qui il est nécessaire de communiquer les renseignements, et ce, sans le consentement de la personne. Par exemple, ces fournisseurs de services peuvent être des organisateurs d’événements, des sous-traitants de Maxi-Forêt désignés pour l’exécution de mandats divers et des fournisseurs de services infonuagiques. Dans ces cas, Maxi-Forêt doit avoir des ententes ou déclarations écrit(e)s avec ces fournisseurs qui indique les mesures qu’ils doivent prendre pour assurer la confidentialité des renseignements personnels communiqués, que l’utilisation de ces renseignements ne soit faite que dans le cadre de l’exécution du contrat et qu’ils ne peuvent conserver ces renseignements après son expiration. De plus, ces ententes ou déclarations doivent prévoir que les fournisseurs doivent aviser le responsable de la protection des renseignements personnels de Maxi-Forêt (indiqué dans la présente politique) de toute violation ou tentative de violation des obligations de confidentialité concernant les renseignements personnels communiqués et doivent permettre à ce responsable d’effectuer toute vérification relative à cette confidentialité.

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Informations supplémentaires sur les technologies utilisées

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Utilisation de témoins de connexion « Cookie »

 

Qu'est-ce qu'un cookie

 

Un cookie est un petit fichier texte placé sur votre ordinateur ou votre appareil mobile lorsque vous visitez un site web. Les cookies peuvent stocker des informations telles que vos préférences de navigation ou les pages que vous avez visitées.

 

Le site internet de Maxi-Forêt utilise des cookies uniquement à des fins statistiques via Google Analytics ou Wixapps.

 

Pourquoi utilisons-nous des cookies

 

Nous utilisons des cookies pour les raisons suivantes :

 

- Fonctionnalité : Les cookies sont utilisés pour améliorer la fonctionnalité du Site, vous permettant par exemple de rester connecté(e) à votre compte.

 

- Analytique : Nous utilisons des cookies pour collecter des informations sur la manière dont vous utilisez le Site, afin d'améliorer son contenu et sa convivialité.

 

Types de cookies que nous utilisons

 

- Cookies essentiels : Ces cookies sont nécessaires au fonctionnement du Site et ne peuvent pas être désactivés dans nos systèmes.

 

- Cookies de performance : Ces cookies nous aident à comprendre comment les visiteurs interagissent avec le Site, en collectant des informations anonymes sur les pages visitées et les erreurs éventuelles.

 

- Cookies de fonctionnalité : Ces cookies permettent au Site de se souvenir de vos choix (comme votre nom d'utilisateur ou votre langue) pour vous offrir une expérience plus personnalisée.

 

Vos choix concernant les cookies

 

Vous avez le droit de choisir d'accepter ou de refuser les cookies. Vous pouvez généralement configurer votre navigateur pour refuser les cookies ou pour vous alerter lorsque des cookies sont utilisés. Cependant, veuillez noter que la désactivation des cookies peut affecter votre expérience sur le Site.

 

Consentement

 

En utilisant le Site, vous consentez à l'utilisation de cookies conformément à la présente politique de cookies.

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Conservation et destruction des renseignements personnels

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Sauf si une durée minimale de conservation est requise par la loi ou la réglementation applicable, Maxi-Forêt ne conservera les renseignements personnels que pour la durée nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été collectés.

À la fin de la durée de conservation ou lorsque les renseignements personnels ne sont plus nécessaires, Maxi-Forêt s’assurera :

1. de les détruire; ou

2. de les anonymiser (c’est-à-dire qu’ils ne permettent plus, de façon irréversible, d’identifier la personne et qu’il n’est plus possible d’établir un lien entre la personne et les renseignements personnels) pour les utiliser à des fins sérieuses et légitimes.

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Responsabilités de Maxi-Forêt

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De manière générale, Maxi-Forêt est responsable de la protection des renseignements personnels qu’elle détient.

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Le responsable de la protection des renseignements personnels de Maxi-Forêt est M. Jean-René Jacob. Il doit, de façon générale, veiller à assurer le respect de la législation applicable concernant la protection des renseignements personnels. Le conseil d’administration doit quant à lui approuver les politiques encadrant la gouvernance des renseignements personnels. De plus, le responsable de la protection des renseignements personnels est chargé de mettre en œuvre la politique et de veiller à ce qu’elle soit connue, comprise et appliquée.

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Les membres du personnel de Maxi-Forêt ayant accès à des renseignements personnels ou étant autrement impliqués dans la gestion de ceux-ci doivent en assurer leur protection et respecter la présente politique.

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Sécurité des données

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Maxi-Forêt s’engage à mettre en place des mesures de sécurité raisonnables pour assurer la protection des renseignements personnels qu’elle gère. Les mesures de sécurité en place correspondent, entre autres, à la finalité, à la quantité, à la répartition et à la sensibilité des renseignements. Ainsi, cela signifie qu’un renseignement pouvant être qualifié de sensible devra faire l’objet de mesures de sécurité plus importantes et devra être mieux protégé.

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Droits d’accès, de rectification et de retrait du consentement

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Vous avez le droit, si vous le souhaitez, de faire valoir ses droits d’accès, de rectification ou de retrait du consentement de vos Renseignements personnels. Vous pouvez également, à tout moment, et sous réserve d’un préavis raisonnable et des restrictions légales ou contractuelles applicables, retirer votre consentement (le cas échéant) au traitement de vos Renseignements personnels en notre possession en nous contactant. Vous devez cependant savoir que, si vous choisissez de ne pas nous fournir vos Renseignements personnels, cela peut vous empêcher, par exemple, d’utiliser le site internet ou autrement ne pas nous permettre de fournir certains produits ou services, car ces renseignements sont essentiels à cette utilisation. Vous pouvez nous contacter comme indiqué dans la section « Comment nous contacter » pour toute question relative à ce sujet.

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Processus de traitement des plaintes 

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Réception

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Toute personne qui souhaite formuler une plainte relative à l’application de la présente politique ou, plus généralement, à la protection de ses renseignements personnels par Maxi-Forêt, doit le faire par écrit en s’adressant au responsable de la protection des renseignements personnels de Maxi-Forêt, à l’adresse courriel indiquée à la section suivante.

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L’individu devra indiquer son nom, ses coordonnées pour le joindre, incluant un numéro de téléphone, ainsi que l’objet et les motifs de sa plainte, en donnant suffisamment de détails pour que celle-ci puisse être évaluée par Maxi-Forêt. Si la plainte formulée n’est pas suffisamment précise, le responsable de la protection des renseignements personnels peut requérir toute information additionnelle qu’il juge nécessaire pour pouvoir évaluer la plainte.

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Traitement

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Maxi-Forêt s’engage à traiter toute plainte reçue de façon confidentielle.

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Dans les 45 jours suivant la réception de la plainte ou suivant la réception de tous les renseignements additionnels jugés nécessaires et requis par le responsable de la protection des renseignements personnels de Maxi-Forêt pour pouvoir la traiter, ce dernier doit l’évaluer et formuler une réponse motivée écrite par courriel, au plaignant. Cette évaluation visera à déterminer si le traitement des renseignements personnels par Maxi-Forêt est conforme à la présente politique et à la législation ou réglementation applicable.

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Dans le cas où la plainte ne peut être traitée dans ce délai, le plaignant doit être informé des motifs justifiant l’extension de délai, de l’état d’avancement du traitement de sa plainte et du délai raisonnable nécessaire pour pouvoir lui fournir une réponse définitive.

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Il est également possible de déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec ou à tout autre organisme de surveillance en matière de protection des renseignements personnels responsable de l’application de la loi concernée par l’objet de la plainte.

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Toutefois, Maxi-Forêt invite toute personne intéressée à s’adresser d’abord à son responsable de la protection des renseignements personnels et à attendre la fin du processus de traitement par Maxi-Forêt.

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Comment nous contacter

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Si vous avez des questions sur tout aspect de la présente Politique, si vous souhaitez envoyer un commentaire, déposer une plainte ou exercer l’un des droits mis à votre disposition conformément aux lois applicables, veuillez le faire par le biais du lien « Contactez-nous » sur le site internet, lorsqu’il est disponible, ou veuillez contacter notre Responsable de la protection des renseignements personnels :

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Jean-René Jacob, Secrétaire

jeanrenejacob@maxiforet.com

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Votre demande pourra être acceptée ou refusée par Maxi-Forêt selon les lois applicables. Maxi-Forêt prendra rapidement des mesures correctives lorsqu’elle aura connaissance de tout manquement à cette Politique. Maxi-Forêt ne peut être tenu responsable de tout dommage indirect, accessoire, consécutif ou punitif lié à cette Politique. Vous pouvez à tout moment déposer une plainte auprès de l’autorité compétente si vous pensez que Maxi-Forêt Jacob ne traite pas vos Renseignements personnels de manière conforme à la présente Politique ou aux lois applicables. 

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Modifications et mises à jour de la politique

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La présente politique est approuvée par le conseil d’administration et le responsable de la protection des renseignements personnels de Maxi Forêt. Maxi-Forêt peut, à sa discrétion, mettre à jour, réviser, modifier ou compléter cette Politique de temps à autre. La Politique et tout document connexe, le cas échéant, seront publiés sur notre site internet. Maxi-Forêt demande à ses utilisateurs de consulter et d’accepter la Politique révisée avant de continuer à utiliser son site internet.

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